DISEÑO ORGANIZACIONAL:
El
Diseño Organizacional es el proceso de elegir
una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones. Se
pueden presentar las conexiones ente varias divisiones o departamentos de una organización en un organigrama.
Los
cambios en el diseño organizacional constituyen una importante fuente para el
incremento de la eficiencia y la eficacia de estas y por lo tanto de su
complejidad. El diseño organizativo ha venido manifestando un alto dinamismo,
en correspondencia con el desarrollo político, económico, social y tecnológico,
así como en las transformaciones operadas en el entorno en el que se desempeñan
las organizaciones contemporáneas, las que las para sobre vivir, desarrollarse
y avanzar hacia la excelencia, tienen que utilizar con racionalidad y visión de
futuro el capital que poseen.
Es el elemento que le
permite a las organizaciones crear procesos estructurales novedosos o
simplemente nuevos de acuerdo a las estrategias planteadas o a las
características y exigencias del contexto. El diseño organizativo plantea la
manera como se deben manejar las transiciones de las empresas al pasar de los
estados actuales de la organización a los estados futuros.
En la actualidad las
organizaciones han experimentado una serie de transformaciones que les ha
permitido pasar de ese escenario en el que las empresas eran administradas
teniendo como base la permanencia y estabilidad a tener como regla general el
cambio y la maximización de la eficiencia, la productividad y le
rentabilidad.
Las “dimensiones primarias” de la
estructura organizativa según Pugh:
La
estructura organizativa contempla aquellos factores que influyen en la división
del trabajo y en los elementos que conforman los mecanismos de coordinación de
la misma.
Según
Pugh las dimensiones primarias de la estructura organizativa son las
transformaciones que experimentan las
organizaciones desde los aspectos o puntos de vista como:
Las “dimensiones Organizativas” o
“variables de diseño básicas según Child:
Según
Child son las transformaciones que
experimentan las organizaciones desde
aspectos o puntos de vista como las
tareas, la comunicación, la delegación de la autoridad y la motivación en los
trabajadores
Los “principios de diseño de la
organización” según Robbins.
Según
Robbins los principios de diseño de la organización son aquellas
transformaciones y cambios que sufren
las mismas desde el punto de vista de la
unidad de mando, el control de la autoridad, la departamentalización y la división
del trabajo.
LAS
ETAPAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Proceso de Diferenciación e Integración:
El
proceso de diferenciación hace posible
clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según la
complejidad del sistema. El proceso Integración implica la coordinación y el
control en los diversos subsistemas que
tiene la organización para mantener su integridad, él puede plantearse como
solución en el diseño organizacional.
Se
trata de dos procesos contrapuestos. En casi todos los dominios de las
conciencias se encuentran referencias a lo diverso, lo múltiple, lo variado y,
como contrapartida necesaria, lo único, lo integrado, lo perteneciente.
Las
categorías de identidad y diferencia se encuentran la base de los procesos
explicativos de integración y diferenciación. Estas categorías son las que nos permitirán
distinguir un sistema de su entorno en un acto de distinción en que surgen al
mismo tiempo, el sistema y su entorno. No se puede entender una organización si
no es con referencia directa, constituye, el entorno en que la organización está
inserta. La sociedad es el entorno de
las organizaciones. Desde este punto de vista adquiere relevancia la relación
entre la organización y entorno.
Con
la diferenciación se hace posible dividir el trabajo para abarcarlo en una
mayor cantidad de facetas y enfrentarlo a su complejidad. Ante la diferenciación
aparece el reto de desintegración cuya respuesta es el proceso de integración
el cual implica coordinación y control.
Este proceso lleva a que los distintos subsistemas de la organización mantengan
siempre presente su pertenencia a ésta. Como cada organización es diferente
cada una requiere de una estructura distinta. El problema de la integración puede plantearse como un tema del diseño organizacional. Es
posible, además, definir roles para cumplir esta labor integradora.
Proceso de Complejidad:
Un
sistema es complejo cuando alguno de sus elementos no se relacionan unos con
otros de forma directa. Esta
característica depende del tamaño de la Organización y su entorno. El proceso
de diseño organizacional permite reducir
esta variabilidad.
Esta
depende del tamaño de la organización y del ambiente, de éste solo tomara el
problema que le compete. Un sistema social es complejo cuando un elemento
cualquiera puede relacionarse directamente con cada uno de los demás elementos de dicho sistema. La construcción misma del sistema organizacional tiene la función
de reducir la complejidad. Un sistema es siempre menos complejo que su
ambiente.
Los
elementos de complejidad comúnmente identificados son los siguientes:
- Diferenciación Horizontal: Es la forma en
la que las tareas realizadas por la organización se subdivide entre sus miembros.
Bien sea dando a sus especialistas una gama extensa de actividades a realizar,
lo cual puede traer problemas de coordinación, y subdividir minuciosamente las
tareas de forma que los no especializados puedan realizarlas (típico de una
burocracia).
- La Diferenciación Vertical: Es la
jerarquía (se trata del típico organigrama) y puede medirse por el recuento
del número de posiciones entre el
ejecutivo principal y los empleados que trabajan en los puestos inferiores.
Algunas organizaciones mantiene el poder en el nivel más alto, dejando
prácticamente sin poder los escalones intermedios. Estas dos diferenciaciones
presentan a las organizaciones problemas de control, de comunicación y de
coordinación.
- La dispersión especial: Representación
de la organización en distintos lugares, puede ser una forma de diferenciación
horizontal o vertical, o sea, las actividades y el personal pueden ser
dispersados físicamente según las funciones horizontales o verticales por medio
de la separación de centros de poder o de labores.
Proceso de Formalización Organizacional:
La
formalización o normalización es un proceso por el cual se establecen normas,
procedimientos y medios para administrar
las actividades de la organización. El diseño de los procesos es usualmente
formalizado en el manual de procedimientos,
en donde se establecerán procesos que generan servicios y satisfacen las
necesidades las necesidades de los usuarios en el sistema.
Se
llama formalización a las normas y procedimientos diseñados para manejar las
contingencias afrontadas por la organización. Mientras más recurrente y
rutinario es un procedimiento, mas formalizado puede encontrarse. Formalización
no significa necesariamente anotación escrita, porque puede haber normas
formalizadas no escritas también.
Proceso Dimensional:
La
Decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de
negocio, debe basarse en análisis
internos y externos, tomando en cuenta sus lineamientos estratégicos y
objetivos. Pero cuando las organizaciones avanzan, identifican dimensiones críticas y desarrollan roles o tareas que se
deben realizar de forma específica, lo que determinan la creación de
dependencias según el criterio de especialización.
Los miembros de estas dependencias o áreas se transforman en especialistas que les permite visualizar los problemas y/o soluciones de una manera particular y compartida con
otros miembros de su especialidad.
Las
organizaciones jóvenes y pequeñas pueden funcionar con u8n diseño
organizacional relativamente simple e indiferenciado pero cuando se desarrollan
y alcanzan un nivel de complejidad de terminado se hacen inmanejables con esa
escasa complejidad de diseño.
El
proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar la
educación de la organización con su
entorno y con sus propios procesos de crecimiento.
La
división del trabajo en actividades y su actividades elementales reconoce
dimensiones criticas tales como: funciones, cumplimiento de aquellas funciones
necesarias para la consecución de la misión planteada por la organización
(funciones de apoyo y funciones de operación); productos; mercado, etc. En la
medida que las organizaciones crecen, desarrollan roles más especializados y se
definen de paramentos formados también por el criterio de especialización.
La
organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el entorno
organizacional. Con las premisas de decisión se establece la necesidad de un
diseño organizacional bajo una estructura formal o en función a una estrategia
general.
Actualmente
las organizaciones desarrollan la habilidad de toma de decisiones para que se
lleve a cabo en equipo o a través de comités, esta habilidad aplicada en
equipos de trabajo ofrece algunas ventajas y desventajas para el desarrollo de
los equipos de trabajo.
Cuando
los equipos se comprometen, la información que se requiere para la toma de
decisiones es mayor, se facilita más la
discusión que se puede presentar en torno a los temas a tratar, hay mayor participación por lo cual es posible que cuando se
llegue a acuerdos todos los
integrantes del equipo asuman mayor
responsabilidad frente a los objetivo propuestos por el equipo.
Proceso de Diseño organizacional y los procesos Básicos:
Comprender
la organización como un sistema de decisiones significa que en la definición
del devenir organizacional las premisas de decisión tienen peculiar importancia
lo mismo que el entorno institucional, de ahí la importancia de
reflexionar sobre cuáles son las
premisas que guían el decidir: de donde provienen, quien las impone, cuales son
las demandas, etc., etc. A partir de estas premisas se establece un diseño de
organización dado bajo la condición d que se debe estructurar la organización
de acuerdo a las necesidades de una estrategia.
